試算表とは?毎月もらいたい「今月の成績表」

決算書は「1年後の答え合わせ」

工事も事務も一人でこなしていると、お金のことは決算のときにまとめて見る、という社長さんは多いのではないでしょうか。

でも決算書は、1年間が終わったあとに出てくる「答え合わせ」のようなものです。そこで「思ったより利益が出ていなかった」「税金がこんなにかかるのか」と分かっても、その1年はもう戻ってきません。

途中で気づければ手が打てたのに、気づいたときには終わっている。これが、年1回の決算だけに頼る一番のもったいなさです。

そこで役に立つのが「試算表」です。むずかしく聞こえますが、要は「今月までの売上と経費、利益を、月ごとにまとめた表」のことです。

学校の通知表を、学期末だけでなく毎月もらえるとしたら、子どもの様子が変わったときにすぐ気づけますよね。試算表は、それの工務店版だと思ってください。

この3つが、ざっくりでも毎月見えるようになります。特別な会計知識がなくても、「先月より増えた・減った」だけ分かれば十分です。

試算表を毎月見る一番の意味は、「早く気づける」ことです。

たとえば材料費が想定より上がっている、工事の件数が減っている、といったことは、決算を待たずに毎月の数字を見ていれば途中で分かります。早く気づけば、値上げの交渉をする、経費を見直す、次の仕事を早めに動くなど、社長として打てる手はまだたくさん残っています。

逆に、良い数字が出ているときも同じです。今月は利益が出ている、と分かれば、機械の入れ替えや求人など、思い切った判断もしやすくなります。お金の見通しが立つと、社長の決断は速くなるのです。

なお、利益が出ていても手元の現金が足りなくなることはあります。これは「黒字倒産」とも呼ばれる状態で、試算表と合わせて、毎月の入金・出金の流れ(資金繰り)もあわせて見ておくと安心です。

試算表そのものは、税理士に頼んでいれば作れる資料です。ただ、忙しさの中で「年1回、決算のときだけ」の関係になっていることも珍しくありません。

もし心当たりがあれば、次のように伝えてみてください。

会計ソフトを使っていれば、毎月の試算表はそれほど手間なく出せることが多いです。ただし対応できる範囲や費用は事務所によって異なるので、そこは遠慮せずに率直に相談してみてください。

お金の話を一人で抱え込む必要はありません。分からないことをそのままにせず、専門家に聞く。それだけで、心の負担はずいぶん軽くなります。

まずは次に税理士と話す機会に、「毎月の試算表、見せてもらえますか」のひとことから始めてみましょう。