エクセルの集計、AIに頼むコツと個人情報の注意点

エクセル仕事、実は一番AIに向いている仕事です

見積の項目を並べて合計を出す。現場ごとの実績をリストにまとめる。お客様の名前と住所と工事日をひと目でわかる表にする。どれも大事な仕事ですが、正直、社長がやらなくても困らない仕事でもあります。

こういう「並べる」「足し算する」「表にする」作業は、AIがいちばん得意とするところです。新入社員に仕事を教えるときと同じで、まずは簡単な事務仕事から任せてみる。エクセル仕事は、その最初の一歩にぴったりです。

見積の集計表を頼んでみる

やり方は難しくありません。手元にある見積の項目(品名・数量・単価)をそのままAIに貼り付けて、こう頼むだけです。

「この項目を表にして、金額の合計と、項目ごとの小計を出してください」

これだけで、たたき台の集計表ができあがります。並び替えてほしい、税込みの金額も出してほしい、といった注文も、日本語でそのまま伝えれば直してくれます。何度もやり直しをお願いして構いません。ここで大事なのは、出てきた合計を必ず自分の電卓や普段の方法でも確かめることです。AIも計算を間違えることがあります。金額に関わる数字は、最後は社長の目で必ず確認してください。

顧客リストの整理も同じ要領で

OB客のフォローや年賀状の準備で、名前・地域・前回の工事内容・時期をひと目で見られる表がほしいとき。これも「地域ごとに並べ替えて」「工事から2年以上たっているお客様だけ抜き出して」と頼めば、たたき台の一覧ができます。誰にいつ声をかけるか、という段取りが一気に楽になります。

個人情報を扱うときに気をつけたいこと

ここで一つ、必ず立ち止まってほしいことがあります。お客様の本名・住所・電話番号を、そのままAIに入力するのは避けてください。

まずは「顧客A」「顧客B」のように仮の名前で表の形を作り、うまくいくやり方が固まってから、実際のデータに入れ替える。この順番を守るだけで、うっかり情報が外に漏れる心配をぐっと減らせます。また、会社で使うAIのサービスには、入力した内容を学習に使わない設定や、事業者向けのプランが用意されていることが多くあります。個人情報を扱う前に、自分が使っているサービスの説明ページで、入力データがどう扱われるかを一度確認しておくと安心です。

AIが作るのはたたき台まで

集計表も顧客リストも、AIが作るのはあくまで「たたき台」です。金額を最終的に決めるのも、どのお客様にどんな声をかけるのかを判断するのも、社長の仕事のままです。AIに任せるのは、その手前にある「表を作る」「並べる」という時間のかかる作業だけ。ここの線引きを守っておけば、安心して手放せる仕事が確実に増えていきます。

まとめ

見積の集計や顧客リストづくりは、AIに向いている事務仕事
項目を貼り付けて「表にして」「合計を出して」と頼むだけでたたき台ができる
出てきた金額は必ず社長自身の目で確かめる
本名・住所などの個人情報は、仮の名前で試してから本物のデータに入れ替える
判断と最終確認は社長の仕事として残しておく

今週の見積か顧客リスト、どちらか一つだけ選んで、まずは仮のデータでAIに集計表を作らせてみませんか。